สรุปไอเดียสำคัญจากหนังสือ “The Making of a Manager”  จะเป็น Manager ที่ดีต้องทำอะไรบ้าง

หนังสือเล่มนี้น่าสนใจตรงที่เขียนโดย Julie Zhuo ที่ได้รับการโปรโมตให้เป็นผู้จัดการมือใหม่ในขณะที่อายุเพียง 25 ปีเท่านั้น โดยปัจจุบัน Julie เป็นหนึ่งใน product design executives ระดับต้น ๆ ของ Silicon Valley โดยเธอเคยเป็น VP design ที่ facebook ด้วย

“Great Managers are made, not born.”

1.“Great Managers are made, not born.” แน่นอนว่าการจะเป็น manager ที่ดีนั้นฝึกได้

2. Julie เล่าว่าแรกเริ่มเดิมทีเธอเองเข้าใจว่าหน้าที่ของ manager คือ การประชุมกับทีมเพื่อช่วยทีมแก้ปัญหา การให้ feedback รวมไปถึงการดู performance ว่าใครควรได้รับการ promote หรือใครที่ไม่ควรได้อยู่ต่อ

3. แต่หลังจากผ่านไป 3 ปี เธอบอกว่าเธอเข้าใจอะไรมากขึ้นแล้วตอบคำถามใหม่ว่า หน้าที่ของ manager คือ สร้างทีม Support สมาชิกในทีมให้เติบโตและก้าวหน้าในหน้าที่การงาน สร้าง process การทำงานให้ทำงานได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ แต่หากให้สรุปประโยคเดียวว่าหน้าที่ของ manager คืออะไร เธอสรุปได้ว่า

“to get better outcomes from a group of people working together”

4. 3 สิ่งที่ manager ควรจะให้ความสำคัญคือ

Purpose – why ให้ทีมรู้ purpose ว่าทำไปเพื่ออะไร นั่นก็คือการ set vision

People – who ให้ความสำคัญกับคน การบริหารคนที่ Julie จะให้ความสำคัญมากในหนังสือเล่มนี้

Process – how ทำอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ

5. หน้าที่ของ manager ไม่ใช่การทำงานด้วยตัวเองอีกต่อไปแม้ว่าเราอาจจะเก่งที่สุดในเรื่องนั้นก็ตาม (ส่วนใหญ่คนที่ได้ promote ขึ้นมาเป็น manager ก็มักจะเก่งในงานนั้น ๆ มากกว่าคนอื่น) นี่น่าจะเป็นสิ่งที่ manager ส่วนใหญ่เข้าใจผิดมาตลอด

6. หน้าที่จริง ๆ ของ manager คือ การพัฒนา purpose people และ process ของทีมเพื่อให้เกิดสิ่งที่เรียกว่า “multiplier effect” เพื่อให้ผลลัพธ์ของทีมออกมาดีมากยิ่ง ๆ ขึ้นไปหลาย ๆ เท่าตัว และได้ตามเป้าหมาย เพราะใน ฐานะ manager จะถูก judge ด้วยผลงานของทีมนั่นเอง

7. Manager เป็นแค่ role ๆ หนึ่ง แต่ leadership เป็น skill การจะเป็น manager ที่ดีได้ ต้องมี leadership ก่อน ในขณะที่คนที่เป็น leader ไม่จำเป็นต้องมี role เป็น manager

8. เรื่องที่สำคัญที่สุดในการ lead team คือเรื่องของคน

9. มี 2 เรื่องที่เราต้องหาคำตอบให้ได้หากเขาทำงานได้ไม่ดี คือ เขาไม่รู้วิธีการทำงานที่ดี (เขาไม่มี skill พอที่จะทำงานให้ดี) หรือ ขาด motivation

10. Trust is the most important ingredient Trust เป็นเรื่องสำคัญมากของทุก ๆ relationshipไม่เพียงแต่เจ้านายกับลูกน้อง

11. Trusting relationships ที่เจ๋งเลยคือ direct reports ของเรากล้าที่บอกความผิดพลาดให้เราฟัง กล้าที่จะบอกถึง challenges ต่าง ๆ และความกลัวที่เขามีให้เราฟัง หากเขามีปัญหาเขาพร้อมที่จะบอกเราทันทีเป็นคนแรก นั่นคือสุดยอดของการมี trust แล้ว

12. Strive to be Human, not a boss

13. วิธีที่จะได้ trust มา

• Respect and care about your report ต้องแคร์เขาอย่างจริงใจ พูดง่าย แต่ทำไม่ง่ายเลย
• Invest time to help your report เช่น การทำ 1 on 1
• Be honest and transparent about your report’s performance  ต้องซื่อสัตย์และโปร่งใสต่อ performance ของเขา
• Admit your own mistakes and growth areas กล้าที่จะบอกความผิดพลาดของเราให้เขาฟังด้วย

14. เครื่องมือที่สำคัญที่สุดในการ coaching คือการถาม

15. Great manager ต้องหาสิ่งที่ unique ในแต่ละคนในทีมเราและนำมาใช้ให้ได้

16. การให้ Feedback ที่ดีต้อง inspire ให้อยากเปลี่ยนพฤติกรรมที่ทำให้ชีวิตเราดีขึ้น

17. การจะ feedback ที่ดีต้องมีการ

• ตั้ง expectation กันให้ชัดเจนแต่แรก
• ให้ feedback ที่เฉพาะเจาะจงที่พูดถึงพฤติกรรมที่ทำและให้บ่อยเท่าที่ทำได้
• ให้มี 360 องศา feedback

18. อีกหนึ่งหน้าที่ของ manager คือต้องบริหารจัดการตัวเองให้ได้ดีก่อน ต้องรู้ว่าอะไรเหมาะสมกับเรา สภาพแวดล้อมแบบไหนที่ทำให้เรามีพลัง สภาพแบบไหนที่ทำให้เราสามารถทำงานได้ดี

19. รู้จุดแข็ง จุดอ่อนของตัวเองและ ต้องมี growth mindset

20. เราสามารถหา mentor ได้หลาย ๆ คน ทุกคนสามารถเป็น mentor ให้เราได้ เพราะทุกคนก็มีความรู้หรือเรื่องที่เราไม่รู้และให้คำแนะนำเราได้

21. ให้แบ่งเวลาพัฒนาตัวเองเสมอ ด้วยการ training หรือเข้า workshop เราไม่ได้แค่ลงทุนเพื่อตัวเราเอง แต่เราทำเพื่ออนาคตของทั้งทีม

22. ให้เราถามก่อนจะ meeting ทุกครั้งว่า “What  does a great outcome look like?” ไม่ว่าวัตถุประสงค์ของ meeting คือการ making decision, sharing information, providing feedback, generating ideas หรือ strengthening relationships

• Invite right people เลือกคนที่ตอบคำถามวัตถุประสงค์ของประชุมนั้น ๆ

• Give people a chance to come prepared ส่งข้อมูลให้ล่วงหน้า

• Make it safe for people to contribute คนที่เข้าต้องกล้าแสดงความเห็น

• Some meetings don’t need to exist at all คิดให้ดีก่อนว่า meeting จำเป็นต้องมีหรือไม่

23. การ hiring ไม่ใช่การ filling holes ให้จบ ๆ ไป แต่ให้มองเป็นการทำยังไงให้ team เราดีขึ้น ทำให้ชีวิตเราดีขึ้น

24. Hiring is manager’s responsibility ไม่มี recruiter ที่ไหนรู้ดีเท่าคุณ, เขียน job descriptionให้ชัด

25. การสัมภาษณ์ให้คุณทำให้ candidates ที่คุณต้องการเห็นว่าคุณต้องการเขามากแค่ไหน

26. Hiring is a gamble but make smart bets เพราะเจอกันแค่แปปเดียว

• เราไม่สามารถจำลองสภาพการทำงานจริงได้

• เรามี bias มักจะแพ้ first impression

• เราไม่รู้ว่าเขามีความสามารถจะปรับตัว เปลี่ยนแปลงได้ขนาดไหน

27. การทำงานให้สำเร็จหรือ making things happen เราจำเป็นต้องมี perfect execution มากกว่ามี perfect strategy และการจะ execute งานให้ได้ดี เราต้องมี process ที่ดีในการตัดสินใจ เรียนรู้จากความผิดพลาด

28. การขยับไป lead ทีมที่ใหญ่ขึ้น เราจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนวิธีการ เช่น เราไม่สามารถจะลง details ใด้เท่าเราบริหารทีมเล็ก ๆ เราต้องขยับไปทำภาพใหญ่มากขึ้น ได้แก่ การให้แนวทางที่ชัดเจน delegate งานออกไป แล้วเพิ่มการสื่อสารให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

29. หนึ่งในหน้าที่ที่สำคัญของ manager คือการสร้าง culture และ culture ของบริษัทนั้นไม่ได้ดูจากเว็บไซต์หรือป้ายต่าง ๆ ที่เขียนแปะไว้ในออฟฟิส แต่เป็นสิ่งที่คนในองค์กรนั้น ๆ ปฏิบัติแล้วให้ value กับสิ่งเหล่านั้น

30. ต้องไม่เบื่อที่จะพูดซ้ำ ๆ ถึง culture ที่เราอยากให้เป็น

31. ในฐานะ manager ต้อง walk the talk ไม่ใช่เพียงแต่พูดแต่ต้องแสดงให้เห็นด้วยครับ

32. และแน่นอนว่าเราต้องสร้าง incentive หรือให้รางวัลกับคนที่ปฏิบัติตัวได้อย่าง culture ที่เราต้องการด้วย

ปิดท้ายว่าการเป็น manager หรือผู้จัดการนั้นเป็นเพียงแค่ตำแหน่งที่ได้รับมอบหมายเท่านั้น การเป็น manager ที่ดีเราจะต้องพัฒนาทักษะความเป็นผู้นำ (leadership) ของตัวเองและสร้างความเชื่อมั่น (trust) ซึ่งเป็นสิ่งที่สำคัญมาก ๆ จากคนในทีมให้ได้อย่างเพื่อให้พวกเขายินดีที่จะทุ่มเททำตามแนวทางของเรา กล้าที่จะพูดคุยเรื่องความผิดพลาด กล้าที่จะบอกปัญหาและแก้ไขร่วมกันเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรครับ